5.2.1.3  本项目在施工阶段形成的与承包商有关的文件材料，由各承包商负责其全部文件的收集；若有分包商，则先有分包商收集，然后由承包商进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关。

5.2.1.4  本项目工程监理文件由监理单位负责收集提供。

5.2.2  公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集。

5.3  竣工资料的报送

5.3.1  承包商资料报送要求：

5.3.1.1  施工过程中与本项目承包商相关的所有往来文件、填报的各种工程管理表格、记录、工程资料等，作为竣工资料的一部分，及时的收集并临时成册。

5.3.1.2  工程施工资料（质量文件、试验检测报告、检查记录、进度控制文件、投资控制文件、施工原始记录）应随同下一期的计量支付文件报送监理处审查，并填写《竣工资料审查申请表》，监理处审查合格后报送竣工文件管理组，竣工文件管理组审查合格后方可进行当期计量。

5.3.1.3  工程竣工图应报送一份监理审查合格的图纸和一份电子版资料，竣工图报送应坚持宜早不宜迟的原则，尽可能早地绘制和报送，同时根据工程大小的不同提出不同的报送时间要求：

（1）（特）大桥梁工程的竣工图按基础工程、下部工程、上部工程及桥梁防护工程四部分报送，报送时间为各部分的最后一次计量；中、小桥和通涵构造物的竣工图报送时间均为该结构物最后一次计量。

（2）路基工程、路面工程、隧道工程、交通安全工程、绿化工程的竣工图报送时间均为该主体工程最后一次计量。

（3）互通工程应分为结构物和路基路面两部分分别报送，其中结构物按（1）要求报送，其余在该互通工程的最后一次计量时报送。

5.3.2  监理资料报送要求：监理处资料报送以单位工程为报送单元，当承包商完成某一单位工程计量支付后，监理处应尽快将该单位工程报送竣工文件管理组。

5.3.3  业主和总监办资料报送要求：报送周期为六个月，所有相关资料均由工程部汇总统一报送竣工文件管理组归档。

5.3.4  承包商、监理、竣工文件管理组、业主、总监办必须建立严格的文件签发制度，对任何来往文件都要有详细的记录，以方便资料管理，防止资料丢失，保证资料的完整性和安全性。
   5.4  竣工资料的整理

5.4.1  公路工程竣工资料由竣工文件管理组代表建设单位组织勘察设计、承包商、监理等单位，根据《湖南省高速公路工程竣工资料编制范本》和《湖南省公路工程竣工资料编制及档案管理办法》所确定的竣工资料编制的具体分工和要求，分别整理组卷。

5.4.2  公路工程竣工资料归档前，均需按要求由文件材料形成单位临时组卷后，再由竣工文件管理组分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。

5.4.2.1  公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算等有关文件材料应分别由业主临时汇总，竣工文件管理组根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。

5.4.2.2  公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位临时汇总，竣工文件管理组按项目、阶段、专业、单位工程、分部工程、分项工程分别整理组卷。

5.4.2.3  公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责临时组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理临时组卷，其中包括开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，最后由信息组按各合同段的分别集中组卷。

5.4.2.4  公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及业主的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理临时组卷，最后由信息组按监理处为单位分别集中组卷。

5.4.3  卷内文件材料按以下要求进行排列：

5.4.3.1  管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在规定的文件中。

5.4.3.2  设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。

5.4.3.3  工程前期及竣工验收文件材料，按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷。

5.4.3.4  工程设计文件材料，按设计程序组卷。

5.4.3.5  施工技术文件材料，按单体组卷，其中设计变更的依据性文件材料，按项目或单体集中组卷，竣工图按里程、图号排列。

5.4.3.6  监理文件材料，按监理程序组卷。

5.4.4  竣工图的编制

竣工图的绘制和临时成册由承包商完成，应做到文、图、物三者相符，即工程全部技术文件及竣工图真实、准确地反映本项目工程实况。

5.4.4.1  竣工图的编制形式

本项目要求承包商重新绘制竣工图，同时制作一份电子版竣工图。

5.4.4.2  竣工图的签证

竣工图的图签栏中必须有原设计单位名称的签证，技术负责人、监理人员必须在审核后签字。

5.4.4.3  竣工图均按A3号纸（420mm*297mm）大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸上；对于超长的桥梁布置图等可以加长粘贴。

5.4.5  声像档案的编制

建设工程声像档案，是竣工档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。声像档案由各相关单位收集和临时成册，最后由竣工文件管理组组卷。

5.4.5.1  工程声像档案归档内容包括如下：

（1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。

（2）地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。

（3）主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。

（4）工程施工组织及工程质量：工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。

（5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。

5.4.5.2  工程照片质量要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。

5.4.5.3  工程照片应包括底片和文字说明。

5.4.5.4  工程照片文字说明内容包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

5.4.5.5  工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。

5.4.5.6  工程录像档案规格为专业带。

5.4.5.7  工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

5.4.6  案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，具体格式详见《范本》。

5.4.6.1案卷封面由下列项目组成：

（1）  案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称，案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。

（2）  编制单位，是指案卷形成单位；

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