4.1.1  业主和总监办应设置专职或兼职人员管理工程竣工资料的工作，组建竣工文件管理组，并授权其行使竣工资料编制管理的前期工作权利。

4.1.2  驻地监理处应设置专职或兼职人员，负责收集和报送监理处的竣工资料，并及时审核承包商的报送资料。

4.1.3  承包人设置专职或兼职人员管理本单位工程竣工资料的收集和报送工作。

4.1.4  上述专职或兼职人员不仅具备公路工程专业技术知识，而且熟悉工程管理及竣工资料编制的依据和要求。

4.1.5  监理部应在第一次报送时间内向管理组报送完整详细的承包商和监理处的竣工文件编制负责人名单及联系方式。

4.2  单位、分部、分项工程的划分

工程开工之前应按《公路工程质量检验评定标准》（JTJ071-98）的要求进行单位、分部、分项工程的划分，为竣工资料的编制做好准备工作。由监理处与承包人协商划分，划分体系应保持一致，报总监办审批。经总监批准的工程划分方案最终作为施工单位、监理单位、质监部门进行工程质量评分的依据。监理部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套的单位、分部、分项工程划分表。

4.3  建立计量台账

监理处和承包商分别组织专业工程师和工程技术人员在审查设计的基础上建立计量台帐，当计量台帐数量与工程量清单细目数量不符时，应通过纠错、变更、修改清单数量，使两者的工程量一致，修改后的工程量清单将作为基数来实施变更控制，合同部应在第一次报送资料时向管理组报送完整全套计量台账。

4.4  拟定计划

4.4.1  拟定试验计划

根据工程量分解、计量台账和规范要求的公路工程试验、检验频率要求，分别拟定承包商试验和自检计划、监理处试验和抽检计划、中心试验室试验和抽检计划。承包商将计划报送监理和中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总并报送竣工文件管理组；监理单位将计划报送中心试验室审核，合格后由中心试验室汇总报送竣工文件管理组；中心试验室将抽检计划直接汇总报送竣工文件管理组。竣工文件管理组以此计划来控制各部门的试验和检验频率是否符合规范要求，便于对工程质量的动态管理分析，以满足竣工资料编制的完整性。

4.4.2  拟定进度计划

承包商应拟定项目总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经合同部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目的总体计划、本年度计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对进度的动态管理分析。

4.4.3  拟定投资计划

承包商应拟定项目投资完成的总体计划、本年度计划、季度计划、月计划，并得到监理、总监办和业主的审批，同意后经工程部汇总统一报送竣工文件管理组；业主及总监办对整个项目完成投资的总体计划、年度计划，以及为各监理处和承包商下达的季度和月投资计划，也应由工程部汇总报送管理组，以便于竣工文件管理组对投资的动态管理进行分析。

4.5   第一次报送资料内容：

4.5.1  第一次应报送包括4.1（监理部）、4.2（监理部）、4.3（合同部）、4.4（其中4.4.1为中心试验室、4.4.2和4.4.3工程部）的所有资料。

4.5.2  承包商已计量支付工程的所有质量文件，包括试验和检测资料等。

4.5.3  本次计量支付所涉及的质量文件以及下个月的进度计划、完成投资计划。

4.5.4  业主和总监办应完成前期文件的临时归卷工作（工程部资料室），这些前期文件包括从立项、可行性研究、招投标、征地拆迁资料、上级批准文件及有关指标（含工可、预可）、承发包合同或协议等文件，并视情况送竣工文件管理组。

4.5.5  业主和总监办应将本项目所有承包商、监理单位的完整名称，所辖工程内容、里程桩号、合同号等具体情况由监理部汇总报送竣工文件管理组。

5  竣工资料收集编制的具体要求

5.1  格式要求

按照竣工资料编制的依据要求，编制归档的文件材料除应遵循总要求外，还必须符合并达到归档要求。为此按照案卷构成一般要求，所有邵怀高速公路工程竣工资料必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

5.1.1  尺寸要求：竣工资料采用A3、A4两种尺寸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽。

5.1.2  装订预留位置要求：“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订预留尺寸一般以2.5公分为宜。

5.1.3  组册要求：每册文件应依次有封面、扉页、总目录、本册目录、本分册目录、备考表及封底。工程竣工资料归档、分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合要求。组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并便于档案利用和保管。组卷后的科技文件材料一律采用软卷皮装订成册硬卷合包装，省局统一制作硬卷盒。

5.1.4  立卷厚度及编号：工程文件材料立卷厚度应小于3公分（200张），立卷时要标明页号，正面标在右上角，背面标在左上角，空白页不标页号。托裱时，页号标在文件上。

5.1.5  版本要求

5.1.5.1  凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。

5.1.5.2  施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。

5.1.5.3  措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件以保证字迹耐久性。

5.1.5.4  主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档，不能用复印件。

5.1.5.5  如特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件,可向归档部门报复印件,但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。

5.1.5.6  施工记录表式应符合部颁的有关规定。

5.1.5.7  重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料，要求尽量收集声像材料，永久存放、归档。

5.1.5.8  原始资料报送竣工文件管理组，承包商与监理留一份复印件；报送一份监理审查认可的竣工图以及电子版资料一份，若质量评定为计算机自动评定，则同样报送一份原始资料和一份电子版资料；即最后由竣工文件管理组编制成的整套竣工资料为原始资料和必要的电子光盘资料。

5.1.6  笔迹要求

5.1.6.1  所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代理人的本人名字，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。

5.1.6.2  所有资料中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。

5.1.6.3  原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果必须更改的话，应在旁边签名。

5.2  竣工资料的收集提供

凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，都应收集齐全，归入竣工资料成套档案。

5.2.1  竣工资料按下列分工收集和提供：

5.2.1.1  本项目从立项、项目准备阶段、建设阶段、工程交工、竣工验收阶段形成的上级来文、批文及业主总监办的管理性文件材料，由工程部资料室负责收集汇总提供。

5.2.1.2  本项目的勘察设计文件由勘察设计单位负责收集提供。

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