业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。

(2)  合同部：承包商在每次计量之前必须提交上期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付，并协助完成各期计量的相关质检资料的收集。

(3)  监理部：统一分项工程划分标准，督促各监理处、承包人完成分项工程划分；督促各监理处及时全面审查承包商上报的竣工文件，责成监理处对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料；同竣工文件管理组一起指导和检查质检表格的填写和质量评定并督促各监理处完成自己的竣工文件（监理部分）。

(4)  中心实验室：督促各监理处和承包商拟定工地试验计划（包括检验项目和频率等），并按时按量完成试验计划的实施；拟定中心实验室的抽检计划，并将抽检试验资料报送整体归档；督促监理处对承包商自检资料和监理处检验资料的检查，指导和检查试验表格的填写。

2.2.2.3  及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工竣工验收的全过程中形成的与业主总监办有关的文件材料，包括提供项目的各种批文、全套施工图设计文件、征迁资料、建设过程中下发及上报的各种文件、总监办和业主主持的各种会议纪要、工程决算及有关资料、交工及竣工验收全套资料、工程交接表及交接会议纪要、中心试验室抽检评价等资料、全套工程量清单及每个月清单累计、执行情况表、政府监督提交的各种资料、项目建设以及科研工作总结报告等。

2.2.2.4  承包商在每次计量之前必须提交当期的相关竣工资料，并得到竣工文件管理组的签认，否则，不能办理当期计量与支付。

2.2.3  项目竣工文件管理组对竣工资料编制管理的职责：

2.2.3.1  在业主和总监办的领导下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系。

2.2.3.2  对业主和总监负责，认真收集、整理、保护、编制和分析资料，按时完成协议书约定的任务并履行其责任。

2.2.3.3  对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集编制情况，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。审查承包商、监理单位上报的资料，及时签认或反馈审查结果。

2.2.3.4  对业主、总监办、监理单位、承包人和质检部门提供的竣工资料进行整理、汇总和归档。工程完工，竣工资料的编制也进入尾声。交工验收前，对基本的竣工资料进行装订，接受交工验收检查并符合交工验收要求，移交给邵怀高速公路档案管理部门。

2.2.3.5  同监理部一起指导和检查质检表格的填写和质量评定。

2.2.3.6  实施全过程的动态管理，为业主和总监办决策提供依据。

2.2.4  监理单位对竣工资料编制管理的职责：

2.2.4.1  按时完成与监理工作有关的资料收集、整理、保护和编制工作，包括提交抽检和试验资料、质量评价资料、已审批生效的变更资料和计量支付资料、指令及反馈资料、事故处理有关资料、下发和上报各种文件及内部自身建设的有关文件和制度等、各种会议纪要、监理月报（包括本月计划完成数、累计计划完成数、本月实际完成数、累计实际完成数、下月计划完成数）、索赔有关资料及处理结果资料、监理总结等。

2.2.4.2  明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工文件管理组的建议及时发布与竣工资料编制管理有关的通知，积极协调承包商与竣工文件管理组的关系。

2.2.4.3  及时全面审查承包商上报的竣工资料，监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和承包商之间的交叉资料。

2.2.5  承包商对竣工资料编制管理的职责：

2.2.5.1  承包商必须成立与竣工资料编制管理相适应的管理机构和人员，而且在整个管理过程中不允许私自更换竣工资料收集编制管理人员（竣工文件管理组要求更换除外）。

2.2.5.2  按时完成与工程施工有关的资料收集、整理、保护和报送，按规范要求自检，提供计量附件资料（开工报告、自检自评资料、竣工图纸等）、计量资料、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和竣工总结）。

2.2.5.3  对上报的竣工资料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、竣工文件管理组和业主的签认，承包商仍不能免除在该方面的责任。

2.2.5.4  在每期计量前必须将监理已签认的竣工资料报送竣工文件管理组，只有得到竣工文件管理组的签认，才能上报业主审批当期的工程计量与支付。

2.2.6  竣工资料按“谁经办谁负责”的原则进行。承包人和监理单位对报送的原始资料的内在质量负责，竣工文件管理组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各单位有责任提供本单位在工程管理中的相关资料。

2.3  竣工资料收集编制管理人员的要求

为了使本项目竣工资料收集编制管理达到规范化、标准化、科学化的要求，确保竣工资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，各相关单位应该把竣工资料的形成积累纳入工程建设计划，纳入工作程序，纳入有关部门和工程技术人员的岗位职责。各单位要建立与任务相适应的工作机构，配备专(兼)职人员，且保持稳定，以保证工作顺利进行。竣工资料收集编制工作专、兼职人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能，并具备对资料的收集、整理、保护和分析的能力。对在竣工资料的收集、整理、保护和分析等方面成绩显著的单位或者个人应给予奖励。竣工资料编制管理单位和相关人员要严格履行职责，对失职的单位和人员要依法严肃处理，擅自损毁、丢失有保存价值的竣工资料，要追究有关单位和当事人的责任。

2.4  人员培训

承包商和监理单位全部进场到位后，竣工文件管理组要求各单位明确竣工资料收集编制负责人，并将名单报送竣工文件管理组，竣工文件管理组将本细则和有关资料分发给所有负责人，然后委派专职人员主持档案管理与竣工文件编制培训，培训的对象为竣工资料收集编制工作的相关人员，培训的主要内容为：

2.4.1  竣工资料收集编制的依据及其部分内容。

2.4.2  竣工资料收集编制的程序、要求和注意事项。

2.4.3  竣工资料收集编制的分工和职责。

2.5  竣工资料管理工作程序

2.5.1  竣工资料的编制程序因各个参与单位的工作性质不一致，资料报送周期也不一样，详见如下框图。

2.5.2  承包人是以计量期数为报送周期，其流程为：承包人专项技术人员资料收集→现场监理审核签字→承包人资料整理汇总→每期计量前报送监理处审核汇总（审核合格）→工作组审核（审核合格）→竣工文件管理组核签（审核合格）→业主总监办签准计量支付。报送时间与每期计量的报送时间同步，报送的竣工资料为上期计量的相关资料，以确保资料的完整性。

2.5.3  监理处以单位工程为报送周期，其流程为：监理资料收集（包括实验室、专业工程师、监理组、监理处的所有工程监理资料）→监理处资料汇总→竣工文件管理组审核归档。

2.5.4  公司和总监办在合适时间内报送资料，其流程为：业主资料收集（中心实验室、各职能部门、工作组的相关工程资料）→工程部资料室审核资料汇总→竣工文件编制管理组复核归档。

3   竣工资料内容框架及分工

3.1  竣工资料内容框架

竣工资料内容分为综合文件，竣工决算，竣工图表，设计、施工文件，工程监理文件五个部分32册48分册。具体内容详见下表。

3.2  竣工资料收集编制分工

具体分工详见下表：

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